Het time management systeem voor ondernemers
Het probleem van veel ondernemers is dat elke dag op elkaar lijkt. Er is geen sprake van work-life balans, er heerst dagelijks vermoeidheid en men voelt de nood niet om productief te zijn. Om dit te doorbreken, moet je een time management systeem hanteren dat ervoor zorgt dat je voldoende tijd hebt om al je professionele én persoonlijke to do’s af te werken. Dit systeem bestaat uit het indelen van jouw dagen in: vrije dagen, focus dagen en bufferdagen.
Alles begint bij je vrije dagen
Je vindt het misschien gek, maar een goed time management systeem begint met het inplannen van vrije dagen.
De meeste ondernemers doen dit the other way around. Ze werken lange dagen en blijven werken totdat ze helemaal opgebrand zijn. Pas wanneer hun energiepeil onder 0 zakt, gaan ze actie ondernemen om vrije tijd in te plannen. Op deze manier wordt vrije tijd gezien als een beloning voor het harde werk dat ze de weken daarvoor verricht hebben.
Dit is echter niet de juiste manier om je vrije dagen in te plannen. Je zal het misschien zelf al ondervonden hebben maar creatieve ideeën komen meestal tijdens je vrije momenten. Net daarom is het belangrijk om deze vrije dagen op voorhand in te plannen.
Wanneer we een vrije dag achter de rug hebben, bevinden we ons in een creatieve periode. Na een tijdje vallen we terug naar de mechanische periode, waar we alles op automatische piloot doen, om dan uiteindelijk in de reactieve periode te komen waar we in actie schieten bij elke gebeurtenis. We moeten als ondernemer vermijden dat we in de reactieve periode komen. Wanneer je voelt dat je niet meer in je creatieve periode zit, is het tijd om nieuwe vrije dagen in te plannen.
Je moet je niet spiegelen aan andere door te wachten op het weekend, de kerstvakantie of de zomer. Plan jouw vrije dagen in, wanneer jij deze nodig hebt om in je creatieve flow te blijven.
Wat zijn vrije dagen?
Vrije dagen zijn blokken van 24 uur. Blokkeer van middernacht tot middernacht in je agenda en houd je ook aan deze planning. Dit betekent dat je geen tijd besteed aan je bedrijf en dus ook geen business gerelateerde zaken gaat lezen of bedenken. Vrije dagen zijn er voor familie, vrienden, hobby’s, etc. Alle bedrijfsgerelateerde zaken blijven aan de kant.
Daarnaast is het ook belangrijk te communiceren naar collega’s wanneer jouw vrije dag plaatsvindt. Zo maak je hen duidelijk dat je op deze dagen niet beschikbaar zult zijn. Ook communicatie met klanten is verboden op deze dagen.
Vrije dagen hoeven niet in het weekend te vallen. Denk niet in week- en weekenddagen, maar vrije- en werkdagen. Jij beslist wanneer je deze dagen nodig hebt.
Naast deze wekelijkse vrije dagen, plan je één keer per maand een gouden vrije dag in. Dit is een extra vrije dag die je zo indeelt, dat je er jaren later nog over spreekt. Je kan deze dag situeren binnen één van volgende drie categorieën: selfish, vrienden of familie. Het is belangrijk om elk kwartaal één dag in te plannen die binnen elk van deze categorieën valt.
Tijdens focus dagen werken we aan de top 3 zaken die resultaat leveren in jouw bedrijf. Dit is niet enkel prospecteren en verkopen, maar ook creatieve activiteiten kunnen binnen deze dagen vallen. Het zijn dagen waarop je strategisch gaat nadenken over waar je naartoe wilt met je bedrijf.
Net zoals een vrije dag, duurt een focus dag 24 uur. Dit betekent uiteraard niet dat je 24 uur lang bezig bent met je bedrijf. Het betekent dat je een volledige dag uittrekt om de taken uit te voeren die zorgen voor resultaat. Je bent tijdens deze dagen dus niet bezig met ditjes en datjes. Zaken zoals administratie, facturen betalen, telefoontjes plegen, etc. zijn op deze dagen niet aan de orde.
Hoeveel focus dagen jij nodig hebt, bepaal je zelf. Dit is erg afhankelijk van welke taken jij onder de noemer van focus dagen ziet. Het belangrijkste is dat je deze, net zoals vrije dagen, op voorhand inplant, volgens een schema dat voor jou persoonlijk werkt.
Wat te doen op een bufferdag?
Het doel van bufferdagen is je voorbereiden op jouw focus dagen. Op deze dagen vervul je alle taken die niet bestemd zijn voor je focus dagen.
Er zijn 3 specifieke doelen voor bufferdagen:
- Orde in de chaos brengen. Dit kan zeer uiteenlopend zijn en kan betrekking hebben tot administratie, gezondheid, legal, relaties, etc.
- Delegeren. Bufferdagen zijn er om teammeetings te houden waarbij je duidelijk de taken verdeelt onder de teamleden.
- Administratieve details afhandelen. Hieronder vallen alle taken met betrekking tot boekhouding, planning, onderzoek, etc.
Tot slot zijn bufferdagen er ook voor het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden. Dit kan gaan van het lezen van een boek, tot het volgen van een cursus of het uittesten van nieuwe technologieën.
Wanneer je start met het toepassen van dit systeem, zal je zien dat je de eerste bufferdagen nodig zal hebben om orde in de chaos te brengen. Daarna zal je kunnen overgaan naar het delegeren van zaken, om dan in een derde fase nieuwe vaardigheden te gaan ontwikkelen.
De grootste uitdaging is om al deze dagen in een evenwichtige planning te gieten. Het aantal vrije- focus- en bufferdagen is volledig vrij te kiezen. Wanneer je echter meer bufferdagen dan focus dagen hebt, dan raad ik je aan om iemand aan te nemen die je kan ondersteunen bij de administratieve taken. Indien je dit niet doet wordt jouw opportuniteitskost te hoog.
Een bufferdag kan zowel voor een focus dag, als voor een vrije dag vallen. Op deze manier kan je productiever zijn tijdens focus dagen of extra genieten tijdens vrije dagen.
Tijdens bufferdagen kan er uitzonderlijk gewerkt worden aan focus activiteiten maar enkel als bonus. Deze zaken mogen nooit prioriteit zijn tijdens je bufferdagen. Andersom is echter niet aan te raden. Bufferactiviteiten horen niet thuis in een focus dag.
Wil jij jouw tijd én jouw bedrijf optimaliseren? Wil je groeien met je bedrijf zonder dat je work-life balans in het gedrang komt? Vraag dan een gratis strategiesessie aan!
